Как составить бюджет проекта: этапы, советы, пример

Бюджет проекта — общие предполагаемые затраты, необходимые для завершения проекта в течение определенного периода времени. Он переводит план проекта в измеримые расходы и ожидаемую прибыль. 

Чем крупнее и сложнее замысел, тем дороже его выполнение с точки зрения времени и денег. Бюджет включает затраты на рабочую силу, на закупку материалов и эксплуатационные расходы. Но это не статичный документ. Он будет пересматриваться и обновляться на протяжении всего проекта. 

Есть как минимум три причины, почему план бюджета — обязательная часть документации проекта.

Во-первых, это часть обеспечения финансирования проекта. Цифры подскажут заинтересованным сторонам, сколько именно денег нужно, чтобы запустить проект, и когда деньги понадобятся.

Во-вторых, хорошо спланированная смета обеспечивает основу для контроля стоимости задумки. Оценка конечного бюджета поможет измерить фактическую стоимость по сравнению с утвержденным бюджетом и увидеть, сколько потратили. Это даст представление о продвижении проекта, и о том, нужно ли вносить какие-либо изменения в план.

В-третьих, смета проекта напрямую влияет на финансовую жизнеспособность компании. При разумном расчете и с учетом ограничений ресурсов бюджет увеличит операционную маржу и улучшит общий успех проекта.

Основные элементы бюджета проекта

Бюджет должен учитывать:

1. Доход. Следует отслеживать, сколько зарабатываете и из каких источников. Обратите внимание на доход до и после налогообложения.
2. Постоянные расходы — те расходы, которые нельзя изменить. Например, ипотека — фиксированные расходы; учетная запись Netflix — нет. Вычтя из дохода величину постоянных расходов, лучше поймете третий базовый элемент: гибкие расходы.
3. Гибкие расходы относятся к тратам, в которых нет необходимости или они возникли в процессе работы. В бюджете также должны быть учтены две другие важные составляющие: незапланированные или непредвиденные расходы (например, поломка оборудования или страховой случай).

Читайте также: Контент-стратегия

Как составить бюджет проекта: этапы

Процесс составления бюджета проводится на начальных этапах планирования и выполняется параллельно с процессом составления графика проекта. Этапы процесса зависят от оценок затрат, продолжительности задач и выделенных ресурсов. 

Шаг 1. Определите объем проекта

Прежде чем подсчитать затраты, нужно определить объем проекта, сроки и результаты. Четкий план — предпосылка для составления сметы в менеджменте.

При создании бюджета, учитывайте такие статьи расходов:

1. Смета затрат на деятельность: обязательно выясните стоимость каждой отдельной деятельности в рамках проекта. Действия могут включать рабочую силу, материалы, технологии и оборудование.
2. Фиксированные затраты: определите, какие затраты постоянны и не изменятся. Сюда могут входить стоимость аренды, коммунальные услуги и технологии.
3. Переменные затраты: обозначьте затраты, которые могут колебаться в ходе проекта. Например, может потребоваться больше тратить на материалы в первые два месяца, но очень мало на материалы в последние два месяца проекта.
4. Единовременные затраты: проект может потребовать покупки нового программного обеспечения или нового оборудования. Это расходы, которые будут произведены только один раз.
5. График проекта: важно знать, как затраты распределяются по проекту. Таким образом, можно управлять расходами, группируя определенные затраты вместе или заранее планируя увеличение расходов в течение определенного месяца.

Идеальный подход — создать иерархическую структуру работ (WBS). Она позволяет детально зафиксировать всю работу, связанную с реализацией проекта. Таким образом проще оценить потребности в ресурсах для составления бюджета.

Читайте также: Контент-маркетинг: современное продвижение бизнеса

Шаг 2. Определите ресурсы

После определения объемов, можно приступить к составлению частей бюджета. Это означает определение ресурсов, необходимых для завершения проекта.

1. Персонал. Самая большая и дорогостоящая статья расходов. 
2. Оборудование: например, экскаватор для строительного проекта или программное обеспечение для управления проектами.
3. Продажи и маркетинг. При запуске нового продукта рекламный бюджет — необходимость. Некоторые проекты могут не включать затрат на продажи или маркетинг.
4. Обучение. Когда проект реализуется, возникает необходимость в управлении организационными изменениями. Изменения требуют тренировки. Чем масштабнее изменение, тем больше вложения в обучение.
5. Разное. Дополнительные расходы зависят от конкретных потребностей проекта. Если возникает необходимость поехать куда-то в рамках проекта, командировочные расходы должны быть включены. Если привлекаются сторонние компании, их гонорары необходимо учитывать.

Перечислите всех людей и оборудование, которые понадобятся для завершения проекта в установленные сроки. Совместите ресурсы, необходимые для проекта, с финансами, которые есть. 

Шаг 3. Назначьте суммы

Теперь, когда потребности проекта в ресурсах известны, пора назначить суммы. Спуститесь по списку ресурсов и начните оценивать затраты для каждого пункта.

Для определения суммы, понадобится исследование. Изучите бюджеты аналогичных проектов в прошлом. Проведите онлайн-исследование или поговорите с членами команды, которые разбираются в различных элементах проекта и связанных с ними расходах.

Для некоторых ресурсов необходимо смоделировать затраты. Это особенно верно в отношении кадрового обеспечения, где зарплата сотрудников зависит от затрат времени и навыков исполнителя.

Следовательно, эффективно создать модель в программном обеспечении для управления проектами или электронную таблицу для оценки затрат на персонал в течение выполнения проекта с использованием средней заработной платы или отраслевых норм для должностей.

Шаг 4. Создайте бюджет

После того, как вы перейдете к списку ресурсов, необходимых для проекта, и назначенных сумм, у вас будут оценки. Не забудьте включить резервный фонд на случай непредвиденных обстоятельств.

В рамках построения бюджета, отметьте все предположения, которые входили в цифры. Это важно, потому что после начала проекта некоторые из предположений могут быть верными, а другие — нет, в результате чего фактические расходы по проекту расходятся с бюджетом.

Захватив предположения, вы поймете, почему бюджет не соответствует действительности.

Кроме того, включите временную шкалу, если бюджет охватывает значительный период времени. Это позволяет четко указать в бюджете любые повторяющиеся расходы. Это также поможет определить время возникновения определенных затрат.

Наконец, обсудите бюджет с другими участниками команды проекта, чтобы получить обратную связь. Другая группа взглядов на бюджет может определить недостающие элементы и подтвердить точность сумм. Это поможет избежать ошибок в бюджете прямо перед утверждением.

Шаг 5. Получите одобрение и внедрите

Когда представляете бюджет проекта заинтересованным сторонам или другим руководителям бизнеса, которые должны его утвердить, будьте готовы обосновать статьи и суммы.

Пример бюджета проекта

В качестве примера возьмем бюджет для запуска проекта с Kickstarter. Это ежедневник с мобильным приложением для краудфандинговой компании, связывающий онлайн-календарь с блокнотом.

Основная цель: Создание образца ежедневника с мобильным приложением, запуск и проведение Kickstarter кампании через четыре месяца.

Цель бюджета: Разработка детального план затрат, связанных с созданием прототипа и запуском краудфандинговой кампании.

Примечание: Бюджет не содержит зарплатную статью расходов для основателей. В бюджет заложены задачи для аутсорсинга или выполнены новыми участниками команды.

Список можно очистить от пунктов с низким уровнем важности и добавить до 20% на непредвиденные расходы.

Как составить бюджет проекта: советы

Семь советов и практик для создания бюджета проекта:

1. Самый сложный бюджет проекта, который вы когда-либо напишете, — первый. Теперь у вас есть модель и опыт. Для составления первого бюджета обратитесь за помощью к опытному члену команды или наставнику.
2. Учитесь у других проектов. Найдите прошлый проект, похожий по типу или масштабу на текущий, и используйте его в качестве модели.
3. Знайте основные затраты. Начните с ввода затрат, необходимых для запуска проекта. Сюда входят члены команды, оборудование, программное обеспечение, командировки. Затем сравните основные расходы с общим бюджетом.
4. Подготовьтесь к изменению сметы. Большинство первоначальных оценок — всего лишь оценки. Из-за частых случаев смещения объема работ, форс-мажоров и характера ведения бизнеса в какой-то момент бюджет может измениться. Этот факт лишь подчеркивает необходимость постоянного управления бюджетом. Бдительный менеджер проекта сравнивает текущие фактические данные с первоначальными, а затем с ожидаемыми затратами.
5. Следите за ресурсами. Заработная плата — важный компонент бюджета, поэтому еженедельно проверяйте использование ресурсов, чтобы убедиться, что все работают с высшими приоритетами и уделяют своим задачам надлежащее количество часов в неделю. 
6. Будьте прозрачны. Держите команду в курсе меняющегося прогноза бюджета. Сообщите, что от них ожидается в рамках бюджета. Люди могут начать следить за тем, как они распределяют часы и другие затраты на проект.
7. Управляйте масштабом. Бюджеты расползаются по размеру. Чтобы избежать незапланированной работы, которая приводит к перерасходу средств, создавайте заказы на изменение для работ, выходящих за рамки первоначальных требований проекта, с точным прогнозом дополнительных затрат. Ищите дополнительное финансирование для проекта, чтобы покрыть заказы на изменение.

Некоторые проекты сложно определить по масштабу и составить бюджет. Например, в строительном проекте невозможно предсказать «сухую гниль», а при внедрении нового программного обеспечения для крупной компании вы не знаете, какие проблемы и когда появятся. В любом случае, даже опытный руководитель проекта столкнется с трудностями.